Tante volte le imprese rischiano di correre l’errore di concentrarsi solo sul ciclo attivo senza considerare in maniera adeguata il ciclo passivo.
Con quest’ultimo termine, al contrario, si intendono gli interventi e le azioni da fare prima di vendere dei beni o un servizio, come la gestione stessa del magazzino e del rapporto con i fornitori.
Si tratta quindi di un passo importante per garantire la massima professionalità aziendale, ma anche per mantenere i costi costantemente controllati.
Per questo motivo, le aziende sono chiamate a digitalizzare i processi legati al servizio diretto dei propri clienti ma anche quelli di tutti coloro che forniscono materie prime o altri servizi necessari, quindi tutta la documentazione relativa sia ai clienti che ai fornitori, compresa ad esempio la gestione delle fatture elettroniche.
In cosa consiste il ciclo passivo?
Registro dei fornitori
Al giorno d’oggi ci sono ancora molte aziende che usano semplicemente dei comuni fogli Excel al fine di tenere traccia del registro dei fornitori.
Questo spesso significa tantissimo caos e difficoltà di reperire e incrociare le informazioni, ma anche il rallentarsi nell’apertura di ogni file e nella modifica dei dati.
La gestione del ciclo passivo in maniera digitalizzata dà modo di realizzare un legame logico tra ogni passaggio e tra tutti i documenti legati ad esempio ad uno stesso cliente.
Tutto questo avviene per merito di un sistema di memoria centralizzato che usufruisce di un unico database, e questo permette anche di vedere pressoché in real time qualsiasi modifica effettuata da un altro utente.
Gestione del contratto
Le aziende devono trattare costantemente migliaia e migliaia di file, incluso ogni contratto stipulato con ciascun fornitore e può accadere di dimenticare un rinnovo.
È difficile avere sempre tutto sotto controllo, ed un sistema centralizzato e digitalizzato può risolvere molte di queste incombenze.
Rapporti nel dettaglio
Il ciclo passivo raccoglie, a differenza di quello relativo ai guadagni, anche la spesa dell’azienda.
Questo è il motivo per il quale è fondamentale per coordinare ogni passaggio legato al pagamento di chi fornisce materie prime e per l’organizzazione del magazzino, ma anche per ricercare le strategie ideali per ridurre le spese dell’azienda e massimizzare i ricavi.
Protezione dei dati
Da maggio 2018 è stato introdotto il GDPR (General Data Protection Regulation) con misure drastiche: questo significa una maggiore attenzione degli Stati membri dell’Unione Europea riguardo alla sicurezza dei Dati.
Le aziende, soprattutto, hanno a disposizione grandi quantità di dati e hanno bisogno di un’elevata protezione ed organizzazione per non rischiare di essere vittime di attacchi informatici o anche semplicemente per essere a norma con le norme vigenti.
In cosa consiste il ciclo attivo?
Quando parliamo di ciclo attivo di un’azienda, intendiamo tutte quelle azioni atte ad avere dei rapporti commerciali con i clienti al fine di ottenere immediatamente un utile, ossia un guadagno.
In poche parole il ciclo attivo comprende tutti gli atti amministrativi assimilabili all’utile dell’azienda.
Il ciclo attivo non contempla, quindi, le spese necessarie, che rappresentano un investimento, come il ciclo passivo, ma solamente il processo che aiuta ciascun componente che lavora per l’azienda a fatturare.
L’emissione della fattura, appunto, può far parte del ciclo attivo di una società o compagnia.
Ogni qualvolta intratteniamo una relazione a fini economici e/o finanziari con un cliente, durante la quale vendiamo un servizio o un bene, allora siamo in piena fase del ciclo attivo.
Tra le azioni che fanno parte a pieno titolo di questo ciclo ci sono le seguenti:
- registrazione e conservazione di modulistica che prova la vendita effettiva di un bene e / o servizio a un cliente
- registrazione e conservazione dei dati personali di un cliente (e quindi la prova di aver acquisito un nuovo cliente)
Quanto è importante la fatturazione elettronica per favorire i cicli attivo e passivo?
Fatturazione elettronica: vantaggi, rischi e possibili sanzioni
Almeno sulla carta la fatturazione elettronica può comportare diversi vantaggi e il primo, come tutti sappiamo, riguarda il risparmio non indifferente di tempo.
Infatti grazie a questo nuovo modo di fatturare è possibile, per chi se ne occupa, di tenere sempre sotto controllo in tempo reale i pagamenti effettuati dai clienti, e da chi ovviamente beneficia dei servizi dell’azienda.
Inoltre possono essere visualizzati e registrati in maniera molto più facile le spese nei confronti dei fornitori.
Inoltre ricordiamo che la fatturazione elettronica, da parte di un’azienda, è anche utile per risparmiare denaro in quanto si sprecano meno risorse e i controlli sono più puntuali.
La fatturazione elettronica rappresenta inoltre un ulteriore step significativo verso la demateralizzazione dei processi nelle aziende.
Ciò significa che non ci sarà bisogno di stampare le fatture e quindi tutto è memorizzato in maniera digitale, si risparmierà spazio fisico e soprattutto si elimineranno totalmente le spese legate alla stampa e alla marca da bollo.
Molto importante da ricordare è anche il fattore ambientale in quanto con la fatturazione elettronica si può ridurre in maniera sostanziale il consumo di carta.
Per quanto riguarda le sanzioni, ricordiamo che le aziende che non adempiono a quest’obbligo rischiano una sanzione monetaria che può corrispondere tra il 90 e 180 per cento dell’imposta su quell’imponibile che non è registrato in maniera corretta durante l’esercizio.
