La mail è diventato il mezzo di comunicazione più usato, con un invio di 940 milioni di messaggi al giorno solo in Italia. Questo significa che ogni persona, in media, riceve 58 mail di diverso tipo.
Essendo uno strumento indispensabile per gestire la comunicazione aziendale e personale, ci sono alcuni consigli da seguire per la gestione della mail senza stress ponendo attenzione solo alle cose più importanti. Facciamo chiarezza?
Come gestire la posta elettronica senza alcuno stress
La posta elettronica è una innovazione fantastica, una opportunità che mette in comunicazione persone da ogni parte del mondo. Evita costose telefonate e consente di inviare dei documenti, senza dover attendere le lunghe attese della posta.
È però richiesta una gestione della mail pratica e senza stress, al fine che non diventi uno strumento stressante o una ossessione. Come gestirla e organizzarla al meglio?
- Fare ordine e organizzare le mail
La prima cosa da fare è fare ordine mentale e poi sulla mail stessa. Questo strumento regala la possibilità di creare delle cartelle nominabili a seconda della destinazione d’uso.
Per chi deve gestire una mail di tipo professionale è anche possibile filtrare direttamente la posta in arrivo, per fare in modo che raggiunga le cartelle in totale autonomia. Tra i consigli anche disattivare le notifiche, soprattutto quelle sul cellulare, quando si è in vacanza o in un momento di relax: questo è l’unico modo per staccare la spina e non avere il continuo bisogno di leggere i contenuti.
Inoltre è consigliato creare un messaggio che si invii in automatico, avvertendo il destinatario che si è in vacanza e impossibilitati a rispondere.
- Archiviare le mail importanti
L’archiviazione delle mail è un’altra azione molto importante. È una modalità strategica, per individuare quelle che sono importanti e quelle da consultare con una continuità. Il consiglio è di esplorare bene l’account di Posta e trovare la cartella Archivio, così da utilizzarla nella maniera corretta.
- Leggere la posta in arrivo subito
Per eliminare lo stress è bene, quando non si è in vacanza o in un momento di relax, leggere subito la posta in arrivo suddividendola tra le varie cartelle a disposizione. Alcuni di questi messaggi potranno essere cancellati, altri letti attentamente in un secondo momento e poi ci saranno i messaggi da gestire con priorità assoluta.
Ci sono sempre delle newsletter che possono essere cancellate o archiviate per una lettura secondaria, buoni sconto o informazioni che esulano completamente dal proprio lavoro.
- Dedicare un’ora alla risposta delle mail
Alla risposta delle varie comunicazioni mail si può dedicare un’ora al giorno. I messaggi di posta elettronica con priorità media/bassa possono essere letti e risposti in un’ora della giornata tranquilla, senza alcuna distrazione. È un To Do da impostare a fine della giornata di lavoro o metà pomeriggio, così avere la giusta attenzione.
- Fare attenzione alla posta in arrivo
Una attenzione particolare alla posta in arrivo. Ogg infatti è possibile ricevere dei messaggi che hanno come obiettivo truffare o rubare i dati sensibili delle persone. Il consiglio è di capire bene di cosa si tratta, con un approfondimento della definizione di spam e quali siano gli elementi a cui fare attenzione.
