Scegliere il giusto PMS che si adatti alle tue esigenze e dimostri di essere uno strumento davvero flessibile e utile nelle tue mani non è semplice, non è sempre facile capire e ci sono molte cose che dovresti sapere prima di scegliere ed è per questo che ne abbiamo parlato con i responsabili di hotelcinquestelle, software house che sviluppa gestionali per hotel, che ci spiegano come a volte sia necessario sostituire un vecchio software gestionale per cominciare a utilizzarne uno nuovo e più adatto alle esigenze specifiche dell’azienda.
Una struttura recettiva che intenda rimanere al passo con i tempi deve usare un PMS che sia capace di adattarsi alle nuove e più complesse esigenze del mercato turistico. Un Property Management System che sia davvero funzionale per un’azienda deve avere la capacità di aggregare tutte le informazioni che ogni singolo compartimento dell’albergo produce fornendo su di esse dati precisi e di facile lettura così da rendere semplice la loro gestione; dovrebbe inoltre rendere automatiche diverse procedure fondamentali come gli addebiti sulle carte o la gestione delle prenotazioni delle camere.
Deve potersi integrare in maniera efficiente con i sistemi di Revenue Managment, con la distribuzione diretta e indiretta ossia con il booking engine e il channel manager, solo così potrà davvero trasformarsi in un sofisticato strumento di ottimizzazione e aumentare i profitti della struttura.
Quali sono davvero le specifiche tecniche che fanno l’efficienza di un software gestionale?
E soprattutto in che modo il suo utilizzo andrà a impattare positivamente sulle attività lavorative dello staff? Sono domande che gli albergatori si possono e devono porre ed è per questo che siamo entrati nello specifico parlando con questa innovativa software house.
Un gestionale che voglia essere di facile utilizzo e che sia efficiente nel suo lavoro non deve fornire una mole illeggibile di dati ma informazioni utili poiché i meri numeri non servono a niente se disordinati o mal organizzati, lo staff di un hotel deve poter leggere quei dati e da essi dedurre l’andamento della struttura, capirne le criticità e lì dove si può intervenire farlo immediatamente per correggere gli errori. È importante verificare, anche, che le statistiche siano sempre aggiornate.
Il centro di assistenza deve essere veloce e preciso nel rispondere a chi utilizza un PMS poiché anche dopo l’acquisto è importante che vi sia un centro di supporto celere a risolvere i problemi del gestionale, che fornisca manutenzione e corsi di aggiornamento e di primo approccio al gestionale; è anche importante che vi siano disponibili guide e FAQ sempre aggiornate.
Non agire in maniera tempestiva su un problema del software gestionale vuol dire perdere del tempo prezioso e anche possibili guadagni oltre che bloccare diversi reparti della struttura: un centro assistenza dedicato e celere è importantissimo.
È importante controllare ciò che si acquista per capire se il PMS che stai per utilizzare è quello giusto per la tua struttura ricettiva, se può svolgere tutti i compiti e le azioni che desideri siano da lui compiute per agevolare la gestione del tuo business.
Valuta ciò che acquisti con dati alla mano e avendo ben chiare le interazioni che dovrai avere con il software così da poter valutare in piena tranquillità scegliendo solo ciò che più ti è comodo.
