Quando si lavora nelle grandi aziende si sente molto spesso parlare di flotte aziendali, cioè del parco mezzi che ha un’impresa per erogare i propri servizi.
Normalmente l’argomento delle flotte aziendali riguarda le aziende che si occupano di erogare un servizio, come ad esempio il noleggio di auto, i corrieri, i trasporti a lunga percorrenza su strada e non solo. Fanno infatti parte delle aziende che hanno un parco macchine da gestire anche le imprese che si occupano di manutenzioni di vario genere (e mettono così a disposizione dei propri dipendenti delle auto di servizio) e quelle che hanno una rete vendita sul territorio con agenti commerciali ai quali viene affidata un’auto.
Quando un’azienda ha un numero abbastanza ampio di veicoli deve riuscire a gestire la propria flotta in modo accurato, in modo da riuscire a tenere sotto controllo le scadenze relative a tutti i processi di manutenzione straordinaria e ordinaria.
Oltre a questo bisogna anche riuscire a tracciare le spese relative ai veicoli, come il carburante e i vari bolli e assicurazioni.
Nelle prossime righe di questo articolo cercheremo di fornirvi un quado completo di come gestire il parco mezzi di un’azienda tramite un foglio di lavoro excel e come riuscire a tracciare le spese di gestione di tutti gli automezzi tramite appositi software.
Il foglio Excel per la gestione della manutenzione e delle scadenze
Se si hanno pochi mezzi da gestire, una buona pratica è la creazione di un apposito foglio Excel per tenere traccia di tutti i controlli da dover effettuare sui veicoli.
Si inseriscono in una scheda di lavoro i dati del mezzo e nella prima colonna le operazioni da svolgere. In alcuni casi è sufficiente tenere sotto controllo tagliandi, revisioni, cambio gomme, pagamento del bollo e assicurazione.
Quando invece l’azienda dispone di un’officina meccanica interna è necessario inserire ogni singola voce di manutenzione, con relativa data e costo dell’operazione.
Al fondo della scheda sarà così possibile sommare i costi delle varie voci e avere dati certi di quanto sia stata la spesa annuale per la gestione di ogni singolo mezzo.
Il problema principale di questo metodo è che i dati vanno inseriti manualmente e bisogna costantemente monitorare il foglio di lavoro in modo da non dimenticare alcuna scadenza. Se i mezzi da gestire sono pochi è comunque una valida soluzione, mentre quando si superano le 10 unità la strada si complica notevolmente.
Segnaliamo anche che se non avete a disposizione Excel potrete sfruttare gratuitamente i fogli di calcolo di Google Sheets.
I software per il tracciamento delle spese dei mezzi aziendali
Alternativa molto più performante rispetto al foglio di lavoro Excel è l’utilizzo di appositi software per il fleet management, cioè la gestione dei mezzi aziendali.
In questo caso parliamo di un programma che ci invierà degli alert specifici ad ogni scadenza, evitando così spiacevoli e dispendiose dimenticanze.
Con un software di questo tipo è anche possibile analizzare più rapidamente i dati e riuscire ad avere stime molto più accurate dei costi annuali, incluso il consumo di carburante.
In questo modo nulla viene lasciato al caso e oltre a tenere traccia dei processi di manutenzione è possibile migliorare anche il controllo di gestione e delle spese dell’azienda, eliminando così spese impreviste che graveranno sul bilancio.
