La gestione degli automezzi per un’azienda è una pratica che richiede molto spesso un discreto investimento in termini di tempo e risorse e più aumenta il numero dei veicoli più è semplice commettere errori che potrebbero portare a sprecare del denaro.
Un’azienda che ha un grand numero di veicoli commerciali deve quindi avere anche un efficiente sistema di gestione dei propri mezzi. È infatti indispensabile avere un database riguardante le manutenzioni ordinarie e quelle straordinarie, senza dimenticare assicurazioni, bolli ed eventuali adempimenti ulteriori in materia di sicurezza.
Nelle prossime righe di questo articolo scopriremo insieme alcuni metodi per poter gestire i mezzi aziendali tramite software appositi, in modo da ottimizzare tempi e spese di questa pratica.
La gestione degli automezzi aziendali con Microsoft Excel
Il primo software che potrebbe venirci in aiuto è Microsoft Excel, cioè il software per la creazione di tabelle e fogli di calcolo. Se non avete a disposizione il software potrete sempre utilizzare Google Sheets, completamente gratuito se avete un account Gmail.
Qui potrete creare una tabella per ogni veicolo, in modo da monitorare le scadenze di bolli, assicurazioni e manutenzioni ordinarie. Allo stesso tempo potrete creare una tabella per monitorare il consumo di carburante di ogni veicolo nel corso del tempo, in modo da poter fare previsioni più accurate nella gestione dell’azienda.
Questa pratica richiede una preparazione iniziale del file e l’immissione periodica dei dati per riuscire ad avere tutto sotto controllo.
Il vantaggio è la sua semplicità e la gratuità, ma se avete molti mezzi da gestire non è di certo un sistema che richiede un investimento minimo in termini di tempo.
Tracciamento delle spese di gestione e dei consumi dei mezzi con il fleet management system
Nel caso in cui riteniate che il foglio di calcolo non sia adatto alla vostra situazione perché avete un gran numero di mezzi da gestire e non potete dedicare molto tempo all’inserimento manuale dei dati da monitorare mese per mese, una buona alternativa potrebbe essere l’utilizzo di un sistema di fleet management.
Parliamo di un software apposito, come spiegato all’interno dell’articolo appena citato, che vi permetterà di monitorare la flotta dei mezzi in tempo reale, riuscendo così a creare delle stime molto accurate per le spese relative alla gestione di ogni singolo mezzo e ai consumi.
Inoltre questo tipo di sistema vi permetterà anche di monitorare in tempo reale i movimenti dei mezzi e dei relativi autisti.
Si tratta di un software che non è disponibile gratuitamente, ma se avete più di 10 mezzi da dover gestire potrebbe essere un ottimo investimento per la vostra azienda.
Microsoft Access per la gestione dei mezzi
Ultima alternativa che vi proponiamo è l’utilizzo di Microsoft Access, che ha funzionalità simili ad Excel ma è in grado di aggregare più dati ed elaborarli in modo da fornirvi uno schema professionale e di facile lettura.
Parliamo anche qui di un software che richiede un notevole intervento umano, in quanto i dati devono essere inseriti manualmente, a differenza di un sistema di fleet management che è in grado di rilevare i consumi in automatico a distanza.
Se avete poca familiarità con Access e con i software di casa Microsoft vi suggeriamo di visitare questa pagina, dove potrete trovare alcuni modelli di funzioni già compilati e pronti all’utilizzo.
